La papeterie intelligente au service des équipes

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Alors que notre société se digitalise, que les formes du travail et les usages qui y sont liés se diversifient au gré des circonstances, nous assistons souvent impuissants, à une recrudescence de blocages qui mettent en péril le bon fonctionnement de l’entreprise. La “bureaucratie”, décrite par Max Weber et Michel Crozier nous accable de son interminable liste de “choses à faire”.

Alors que nous consacrons du temps et de l’énergie à essayer de faciliter les processus vers plus d’adéquation opérationnelle, que nous favorisons les checks afin d’optimiser les prises de décision, que nous nous efforçons de fluidifier la communication avec l’aide d’outils puissants tels les CRM, ou encore les réseaux sociaux, force est de constater que l’ensemble de nos solutions ne rendent pas “les employés heureux”. R. Karazek, chercheur américain, a mis au point une approche du stress au travail qui souligne l’impact de la charge de travail sur le mental du salarié.

La charge mentale, grande coupable du mal être au travail

Tous ces processus patiemment mis au point, toutes ces méthodologies relookées, tout ce que l’on met en place pour favoriser l’action et la réalisation d’objectifs finissent par occuper une place importante dans nos esprits, et créent une (sur)charge mentale aux effets néfastes. C’est LE problème actuel que rencontrent les managers, mais aussi l’ensemble des personnels. Dr. Bluma Zeigarnik l’a théorisée. Psychologue russe du XXe siècle, elle a expliqué que les tâches inachevées continuaient longtemps à nous préoccuper, alors que celles que l’on avait achevé, étaient rapidement oubliées. L’on a parlé de “l’effet Zeigarnik”. Flux d’information, nombre d’interlocuteurs, masse d’actions à opérer…le travail reste une somme d’actes à synchroniser auprès d’une somme d’individualités. La non atteinte du résultat dans ces nombreux domaines fait naître des tensions émotionnelles, qui finissent par accaparer toute notre attention. L’effet de trop plein de charge mentale guette.

Allégez la charge mentale de vos équipes

Envoyer l’invitation, réserver la salle de réunion, prendre des notes, respecter le timing, envoyer le compte rendu… tout cela peut paraître évident et facile, mais la quantité d’actions à entreprendre et la pression du temps créent une situation d’inconfort. Cet inconfort et ce sentiment d’urgence et de surcharge peuvent nous perturber, et nous amener à oublier de faire ce que nous devrions faire. Alors s’enchaînent des sentiments de culpabilité et d’impuissance pouvant aller jusqu’à la perte d’estime de soi dans les cas les plus graves.

On peut entamer une réflexion intéressante autour de l’art de relativiser et de lâcher prise.

Le savoir-faire de FURK dans ces domaines permet d’accompagner un manager ou une direction générale pour s’approprier ces atouts que sont la relativisation et le lâcher prise. La délégation, le dialogue, la confiance sont des composantes de ces deux atouts. Pour aller plus loin, FURK a imaginé des outils simples, ludiques et efficaces pour se sentir mieux et parvenir à répondre à cette question lancinante: “Peut on alléger durablement cette charge mentale ?”

Nous répondons un “oui” fort et convaincu. C’est en fait pour réaliser cet objectif que nous avons créé des outils simples, pratiques et beaux pour faciliter la vie des personnes au quotidien. Depuis les travaux d’Herbert Simon sur la rationalité limitée, nous savons que décider dans son travail c’est bien plus que choisir. C’est mettre en place des processus et outils qui vont alléger l’incertitude et renforcer l’efficacité de ses actions.

Des solutions low tech, low cost et… high added value !

Nos outils n’ont pas la prétention de remplacer les logiciels de gestion budgétaire ou de gestion de projet. Nos outils n’ont pas non plus la prétention d’augmenter vos ventes ou vos impacts. Ils font mieux que ça, ils donnent du sens à votre travail.

Ils s’invitent autour de vous pour rappeler quelques bonnes pratiques qui rendent la vie professionnelle plus fluide et pratique. L’outil nommé “la réunion efficace”, laissé au milieu de la grande table de réunion, invite celle ou celui qui a proposé l’échange à se rappeler les secrets d’un moment d’échange réussi, comme par exemple : annoncer une heure de fin, rappeler l’objectif et les attentes de chacun, approuver un ordre du jour, décider des suites à donner et leur attribuer un responsable. Une simple photo de l’outil complété peut être envoyé via Whatsapp ou par mail pour garantir que l’info ne sera pas perdue. Alors même si le bloc ne remplace pas l’invitation Outlook, il vous aura sauvé d’une énième réunionite et c’est déjà pas mal !

Nos outils ne remplaceront pas les instruments digitaux mais les complètent astucieusement en rendant notre environnement intelligent. Là où la volonté peut parfois s’étioler à cause de la charge mentale, cet horrible trop plein qui devient pesant et nous prive de notre lucidité, nos outils sont comme un remède naturel sans effets secondaires qui apportent de la sécurité et du confort. Leur utilisation régulière renforce la confiance en soi de l’utilisateur et permet à l’entreprise de poursuivre sa marche en avant vers la réussite — économique mais aussi sociale (avec des personnels soutenus et reconnus).

Des solutions individuelles faciles et confortables

Parce que la pression en entreprise c’est quelque chose qui se vit individuellement, nous avons trouvé malin de proposer des solutions qui aident l’individu à s’organiser tout seul dans son plan de travail. En définitive, c’est bien sur l’individu que va peser le poids de ces objectifs, nombreux, parfois peu clairs, aux contours mal tracés. Et la solution préconisée doit être elle aussi individuelle.

Cela n’altère en rien l’intérêt du travail collectif, la valeur de l’échange pour bien cerner une problématique, calibrer des axes de travail, imaginer des scenarii alternatifs.

A l’issue de ces moments collectifs, succèdent les temps individuels où chacune et chacun s’approprie sa mission, en définit les contours, évalue les temps impartis, anticipe sur les zones de friction avec d’autres salariés nécessitant des arbitrages, réalise son plan d’action et travaille à la réussite de sa mise en œuvre.

L’outil nommé “La matrice du temps” accompagne le salarié et l’aide à distinguer l’urgent de l’important et aboutit à une priorisation des tâches qui sécurise et apporte du confort.

Des solutions pratiques

Chaque outil est livré avec un petit mode d’emploi, court et efficace. Une fiche qui présente le “pourquoi, comment” de son utilisation. Pas besoin de longues explications, de journées entières de formation. En 2 minutes de lecture on s’approprie l’outil et on l’utilise.

Nous avons pensé et testé notre gamme pour qu’elle s’adapte au plus grand nombre de sujets et de personnes dans l’entreprise. Il n’y a pas de secteur ou de métier spécifique laissé pour compte. Nos outils ont une vocation universelle dans leur esprit et leur usage. Toute personne en activité peut trouver un outil, adapté à son problème, et qui lui convienne.

Spécialement pour les fêtes, nous avons conçu une “ box découverte” avec une sélection spéciale.

Cette année, on se doute que les tickets de cinéma auront moins la côte comme cadeau à offrir aux membres du personnel. Du coup, la box FURK est une idée géniale!

Optez pour la papeterie intelligente pour alléger la charge mentale de vos équipes.

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Et surtout si vous souhaitez en parler, voir un échantillon, personnaliser les produits à l’image de votre entreprise, n’hésitez pas pas à nous contacter.

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