Publié le

Prendre soin de son équipe en télétravail

Le télétravail est une réponse contemporaine aux changements majeurs qui affectent le monde du travail. On le voit notamment en période de Covid. C’est aussi une modalité d’organisation du travail qui vise à donner plus de souplesse aux salariés. Cette approche offre davantage d’autonomie dans la gestion de leur vie professionnelle par rapport à leur vie privée. Pour l’entreprise, le télétravail est source de complexité et d’incertitude dans le pilotage et la gestion des projets. Afin de la garder motivée et efficace, il est primordial de prendre soin de son équipe en télétravail.

Ce qui est en cause, c’est l’unité de vision d’abord, mais aussi la qualité de la relation humaine – largement distendue par les usages numériques.

Les écueils sont nombreux: manque d’objectifs, inadaptation des outils, excès de contrôle, autant d’actes qui éloignent la confiance et l’envie de bien faire.

Dès lors, il semble plus qu’urgent de mettre la confiance dans l’équipe au centre de cette nouvelle modalité d’organisation du travail. La confiance s’appuie sur la communication multiforme, la clarté des missions dévolues, le traitement des critiques, mais aussi la mise en place de temps d’échanges individuels et collectifs.

Note de l’équipe : pour prendre soin de votre équipe en télétravail – découvrez la FURK box spécialement pensée pour cette situation dans notre shop

Garder le contact

L’un des irritants liés au télétravail réside dans la rupture du lien social qu’il engendre. Le salarié qui télétravaille est coupé de son cadre de travail, de ses collègues proches, de sa hiérarchie et plus largement de son réseau social. Cela est pénalisant pour lui et pour l’entreprise. Il apparaît que la communication est l’une des solutions pour aplanir les aspérités du travail à distance. Cette relation préservée entre l’entreprise et son salarié prend des formes multiples. Visioconférence, ou appel téléphonique, mail ou sms…les supports ne manquent pas. Encore faut il qu’ils soient animés ?

En effet, il n’y a rien de tel qu’une communication impersonnelle ou pire encore de contrôle tatillon. Il est bon de formaliser un rendez vous hebdomadaire avec le collaborateur afin qu’il soit sécurisé sur les questions précises qui le gênent dans la bonne exécution de ses tâches. Il est tout aussi important d’être ponctuel pour ce rendez vous et d’en respecter la durée préalablement prévue.

A côté de ce moment “institutionnalisé”, il nous semble intéressant de laisser une place pour l’impromptu. Le collaborateur doit pouvoir disposer de la possibilité de consulter (par mail en cas d’absence d’urgence) son encadrant afin de solutionner un problème urgent qui ne peut attendre le rendez vous hebdomadaire.

Plus généralement, on a tout intérêt à “garder le contact” avec le réel. C’est vital. Trop d’éléments dans nos vies nous en éloignent : les études, les conventions sociales, la société de surconsommation….. Cet éloge de l’échange simple et fluide nous paraît essentiel.

Donner des objectifs

Le télétravail se consolide avec la fixation d’objectifs clairs et atteignables. Ils doivent être préalablement discutés, faire l’objet d’itérations constructives et être validés in fine. Ce travail de coconstruction des objectifs est une étape clé; d’autant plus importante que le salarié sera ensuite seul en télétravail pour les réaliser.

Ces objectifs doivent s’inscrire dans la stratégie globale de l’entreprise; ce qui impose que l’encadrant, au fait de ces grands axes, puisse en faire une présentation à chacun de ses collaborateurs. L’encadrant s’interrogera ensuite sur les compétences nécessaires à l’atteinte des objectifs et devra, si nécessaire, proposer au salarié des renforts en formation ou en immersion opérationnelle.

L’identification des objectifs à venir s’appuiera sur les réalisations passées du salarié qui télétravaille. L’encadrant identifiera avec son salarié ses point forts et ses points d’amélioration à l’issue d’un entretien formalisé. Il est utile de ne pas fixer trop d’objectifs. Leur nombre limité est un gage de mobilisation du salarié. Leur trop grand nombre conduit à une dilution de la motivation et une baisse de la performance.

Les quelques objectifs retenus seront tous précis ( x notes par mois; ou x entretiens…); atteignables (avec les moyens et la formation mis à disposition); mesurables ( avec des indicateurs de suivi clairs et identifiés); responsables par rapport à son environnement et à l’éthique de son métier.

Suivre l’atteinte des objectifs

Un suivi à périodicité fixée préalablement doit être mis en place. Ses modalités doivent être claires pour le télétravailleur et les indicateurs de suivi de la performance doivent être débattus et acceptés. Ce suivi sera l’occasion de faire le bilan intermédiaire du travail réalisé… mais en aucun cas ne doit déboucher sur un changement de cap!

FURK recommande pour les personnes en télétravail la mise en place d’un tableau de bord de suivi des objectifs. Ce document peut prendre de multiple forme en fonction de votre réalité-terrain. Il fera l’objet d’une discussion avec l’encadrant et permettra de visualiser la réalisation des résultats, d’interroger les blocages et de lever les difficultés récurrentes.

Ce tableau de bord doit être concis et facile d’utilisation.

Furk a créé un outil pratique pour planifier ses activités de manières hebdomadaire, découvrez la semaine.

Traiter les freins et les irritants

Le télétravailleur vit dans un “univers rétréci”, celui de son domicile. Il peut avoir du mal à bien séparer son activité professionnelle de sa vie privée. Les locaux peuvent aussi présenter l’inconvénient de ne pas bien isoler le télétravailleur.

Le matériel mis à disposition par l’entreprise devra être adapté à cette activité à distance : ordinateur, écran, casque, téléphone, connexion Internet, outil de facilitation digitale (Teams, Zoom, Mural, Miro,…)

L’encadrant assume la responsabilité de l’évocation et du traitement de ses points de friction. Certes, tout ne dépend pas de lui comme la gestion des enfants au sein du foyer, les problèmes de priorisation de tâches, la gestion des partenaires ou fournisseur moins réactif… Mais il a l’obligation d’être à l’écoute de son salarié. Il doit également mobiliser les moyens disponibles afin d’apporter des solutions rapides au télétravailleur, dès lors qu’elles ressortissent de sa zone de compétences.

 

Créer des espaces de dialogue

Suite au Covid, les entreprises ont dû innover en créant des espaces virtuels de dialogue, sous la forme de visioconférences régulières visant à favoriser les échanges et permettre le partage d’expériences.

A l’image du Covid qui nous a mis au pied du mur, l’entreprise a favorisé le télétravail de façon un peu forcée parfois. Il est donc important de créer ces espaces de dialogue afin de favoriser des retours d’expériences constructifs. Ce sera aussi l’occasion de procéder à une révision du cadre du télétravail librement discutée.

Il nous semble aussi important de souligner l’intérêt d’organiser des espaces de dialogue physiques, dans l’entreprise ou “au vert”. Cet espace de discussion doit être formalisé et doté des moyens matériels propices à sa réussite. Un ordre du jour sera préalablement élaboré sur base des propositions de l’équipe pour coller au mieux avec les préoccupations du moment. Une sélection des items retenus sera réalisée par un comité de pilotage (dont la composition sera fixé préalablement et où chaque niveau hiérarchique sera représenté). Cet espace collectif sera donc un espace propice aux partages d’expériences, et sera chargé d’évaluer l’activité collective selon les modalités du télétravail.

Ainsi, se dessine une panoplie de rencontres entre encadrant et salarié télétravailleur : entretien individuel en visioconférence, réunion collective d’équipe en visioconférence, réunion physique collective. L’ensemble de ces supports sont destinés à enrichir la qualité de la vie au travail en apportant du lien social, du contact et de l’écoute régulière.

Pour prendre soin de son équipe en télétravail, pourquoi ne pas tenter le team building en visioconférence ? Offrez à votre équipe un moment de détente informel pour préservez l’entente et l’énergie de tous. Une super expérience que je recommande, c’est le visio détective proposée par l’entreprise wannapplay, à découvrir parmi sa gamme d’activités de teambuilding en télétravail.

Rester joignable

Nous croyons au “Stay connected”, un peu comme un credo éternel. Il ne signifie pas être joignable 24h sur 24, n’implique pas l’imposition d’astreintes et ne doit pas être compris comme une obligation juridique, qui par ailleurs sera requalifiée par les tribunaux comme une astreinte devant être rémunérée. C’est plutôt pour nous une attitude positive. Une tournure d’esprit qui respecte l’autre pour ce qu’il est.

L’application pratique du « Stay connected » est simple : répondre chaque jour à tous les messages qui vous sont adressés personnellement. Pas besoin de réagir aux mails informatifs mais prendre le temps d’exprimer une réaction à chaque personne ayant cherché à communiquer avec vous.

Cela signifie cultiver une empathie naturelle s’appuyant sur une bienveillance non feinte.

Cette idée est positive car elle véhicule de la confiance et non de la contrainte, de l’estime de soi et non du lien de subordination, du partage et non de l’injonction verticale.

Besoin d’un coup de main pour mettre en place votre fonctionnement en télétravail ?

FURK travaille sur cette posture managériale positive et créative. Notre équipe saura vous accompagner sur tout ou partie de vos besoins vous permettant de prendre soin de votre équipe en télétravail.

Retrouvez la furkbox sur notre shop
Découvrez l’outil ultime pensé pour le télétravail

 

Publié le

La papeterie intelligente au service des équipes

Alors que notre société se digitalise, que les formes du travail et les usages qui y sont liés se diversifient au gré des circonstances, nous assistons souvent impuissants, à une recrudescence de blocages qui mettent en péril le bon fonctionnement de l’entreprise. La “bureaucratie”, décrite par Max Weber et Michel Crozier nous accable de son interminable liste de “choses à faire”.

Alors que nous consacrons du temps et de l’énergie à essayer de faciliter les processus vers plus d’adéquation opérationnelle, que nous favorisons les checks afin d’optimiser les prises de décision, que nous nous efforçons de fluidifier la communication avec l’aide d’outils puissants tels les CRM, ou encore les réseaux sociaux, force est de constater que l’ensemble de nos solutions ne rendent pas “les employés heureux”. R. Karazek, chercheur américain, a mis au point une approche du stress au travail qui souligne l’impact de la charge de travail sur le mental du salarié.

La charge mentale, grande coupable du mal être au travail

Tous ces processus patiemment mis au point, toutes ces méthodologies relookées, tout ce que l’on met en place pour favoriser l’action et la réalisation d’objectifs finissent par occuper une place importante dans nos esprits, et créent une (sur)charge mentale aux effets néfastes. C’est LE problème actuel que rencontrent les managers, mais aussi l’ensemble des personnels. Dr. Bluma Zeigarnik l’a théorisée. Psychologue russe du XXe siècle, elle a expliqué que les tâches inachevées continuaient longtemps à nous préoccuper, alors que celles que l’on avait achevé, étaient rapidement oubliées. L’on a parlé de “l’effet Zeigarnik”. Flux d’information, nombre d’interlocuteurs, masse d’actions à opérer…le travail reste une somme d’actes à synchroniser auprès d’une somme d’individualités. La non atteinte du résultat dans ces nombreux domaines fait naître des tensions émotionnelles, qui finissent par accaparer toute notre attention. L’effet de trop plein de charge mentale guette.

Allégez la charge mentale de vos équipes

Envoyer l’invitation, réserver la salle de réunion, prendre des notes, respecter le timing, envoyer le compte rendu… tout cela peut paraître évident et facile, mais la quantité d’actions à entreprendre et la pression du temps créent une situation d’inconfort. Cet inconfort et ce sentiment d’urgence et de surcharge peuvent nous perturber, et nous amener à oublier de faire ce que nous devrions faire. Alors s’enchaînent des sentiments de culpabilité et d’impuissance pouvant aller jusqu’à la perte d’estime de soi dans les cas les plus graves.

On peut entamer une réflexion intéressante autour de l’art de relativiser et de lâcher prise.

Le savoir-faire de FURK dans ces domaines permet d’accompagner un manager ou une direction générale pour s’approprier ces atouts que sont la relativisation et le lâcher prise. La délégation, le dialogue, la confiance sont des composantes de ces deux atouts. Pour aller plus loin, FURK a imaginé des outils simples, ludiques et efficaces pour se sentir mieux et parvenir à répondre à cette question lancinante: “Peut on alléger durablement cette charge mentale ?”

Nous répondons un “oui” fort et convaincu. C’est en fait pour réaliser cet objectif que nous avons créé des outils simples, pratiques et beaux pour faciliter la vie des personnes au quotidien. Depuis les travaux d’Herbert Simon sur la rationalité limitée, nous savons que décider dans son travail c’est bien plus que choisir. C’est mettre en place des processus et outils qui vont alléger l’incertitude et renforcer l’efficacité de ses actions.

Des solutions low tech, low cost et… high added value !

Nos outils n’ont pas la prétention de remplacer les logiciels de gestion budgétaire ou de gestion de projet. Nos outils n’ont pas non plus la prétention d’augmenter vos ventes ou vos impacts. Ils font mieux que ça, ils donnent du sens à votre travail.

Ils s’invitent autour de vous pour rappeler quelques bonnes pratiques qui rendent la vie professionnelle plus fluide et pratique. L’outil nommé “la réunion efficace”, laissé au milieu de la grande table de réunion, invite celle ou celui qui a proposé l’échange à se rappeler les secrets d’un moment d’échange réussi, comme par exemple : annoncer une heure de fin, rappeler l’objectif et les attentes de chacun, approuver un ordre du jour, décider des suites à donner et leur attribuer un responsable. Une simple photo de l’outil complété peut être envoyé via Whatsapp ou par mail pour garantir que l’info ne sera pas perdue. Alors même si le bloc ne remplace pas l’invitation Outlook, il vous aura sauvé d’une énième réunionite et c’est déjà pas mal !

Nos outils ne remplaceront pas les instruments digitaux mais les complètent astucieusement en rendant notre environnement intelligent. Là où la volonté peut parfois s’étioler à cause de la charge mentale, cet horrible trop plein qui devient pesant et nous prive de notre lucidité, nos outils sont comme un remède naturel sans effets secondaires qui apportent de la sécurité et du confort. Leur utilisation régulière renforce la confiance en soi de l’utilisateur et permet à l’entreprise de poursuivre sa marche en avant vers la réussite — économique mais aussi sociale (avec des personnels soutenus et reconnus).

Des solutions individuelles faciles et confortables

Parce que la pression en entreprise c’est quelque chose qui se vit individuellement, nous avons trouvé malin de proposer des solutions qui aident l’individu à s’organiser tout seul dans son plan de travail. En définitive, c’est bien sur l’individu que va peser le poids de ces objectifs, nombreux, parfois peu clairs, aux contours mal tracés. Et la solution préconisée doit être elle aussi individuelle.

Cela n’altère en rien l’intérêt du travail collectif, la valeur de l’échange pour bien cerner une problématique, calibrer des axes de travail, imaginer des scenarii alternatifs.

A l’issue de ces moments collectifs, succèdent les temps individuels où chacune et chacun s’approprie sa mission, en définit les contours, évalue les temps impartis, anticipe sur les zones de friction avec d’autres salariés nécessitant des arbitrages, réalise son plan d’action et travaille à la réussite de sa mise en œuvre.

L’outil nommé “La matrice du temps” accompagne le salarié et l’aide à distinguer l’urgent de l’important et aboutit à une priorisation des tâches qui sécurise et apporte du confort.

Des solutions pratiques

Chaque outil est livré avec un petit mode d’emploi, court et efficace. Une fiche qui présente le “pourquoi, comment” de son utilisation. Pas besoin de longues explications, de journées entières de formation. En 2 minutes de lecture on s’approprie l’outil et on l’utilise.

Nous avons pensé et testé notre gamme pour qu’elle s’adapte au plus grand nombre de sujets et de personnes dans l’entreprise. Il n’y a pas de secteur ou de métier spécifique laissé pour compte. Nos outils ont une vocation universelle dans leur esprit et leur usage. Toute personne en activité peut trouver un outil, adapté à son problème, et qui lui convienne.

Spécialement pour les fêtes, nous avons conçu une “ box découverte” avec une sélection spéciale.

Cette année, on se doute que les tickets de cinéma auront moins la côte comme cadeau à offrir aux membres du personnel. Du coup, la box FURK est une idée géniale!

Optez pour la papeterie intelligente pour alléger la charge mentale de vos équipes.

Découvrez notre gamme complète par ici 

Découvrez la boîte personnalisable imaginée spécialement pour les cadeaux d’entreprises

Et surtout si vous souhaitez en parler, voir un échantillon, personnaliser les produits à l’image de votre entreprise, n’hésitez pas pas à nous contacter.

Publié le

Ce que nous inspire le Colibri

Photo des cartes de Furk-Studio sur les 10 principes du colibri

Le colibri, vous vous souvenez de cette fable amérindienne ?

Un jour, il y eut un immense incendie de forêt. Tous les animaux terrifiés, observaient impuissants le désastre. Seul le petit colibri s’activait, allant chercher quelques gouttes avec son bec pour les jeter sur le feu. Après un moment, le tatou, agacé par cette agitation dérisoire, lui dit : « Colibri ! Tu n’es pas fou ? Ce n’est pas avec ces gouttes d’eau que tu vas éteindre le feu !  » Et le colibri lui répondit : « Je le sais, mais je fais ma part. »

Le Colibri, c’est en quelque sorte l’emblème des citoyens engagés dans le mouvement de la Transition, sa fable nous inspire parce qu’elle nous invite à passer à l’action.

En pratique, depuis 2006, les citoyens engagés dans le mouvement de la Transition se réapproprient l’économie, suscitent l’esprit d’entreprise, ré imaginent le travail, développent de nouvelles compétences et tissent des réseaux de liens et de soutien. Le mot Transition est pratique car il permet d’envisager une rupture dans l’organisation de nos sociétés sans pour autant invoquer la violence ou la révolution. Au contraire, il rassemble et motive.

La Transition se propage principalement en racontant des histoires inspirantes comme celle du colibri.

FURK oeuvre dans ce mouvement de Transition en proposant des solutions concrètes pour transformer les pratiques professionnelles. Inspirés par cette histoire, nous avons pensé aux préceptes qui pourraient être à l’origine de ce comportement. Pour être le changement que nous souhaitons voir s’opérer dans le monde, voici les 10 principes de vie que nous avons choisi d’illustrer, inspirés des théories développement personnel, ils constituent le point de départ de notre démarche.

1. J’adopte une posture d’équivalence avec mon prochain.
2. Je parle avec intention.
3. J’écoute chaque parole avec attention.
4. Je fais preuve de bienveillance.
5. Je me conforme au respect du cadre.
6. Je fais confiance.
7. Je m’exprime avec justesse.
8. Je m’en tiens aux faits.
9. Je vois le positif dans tout ce qui m’est adressé.
10. Je fais de mon mieux.

L’essence de notre message est également une invitation à réfléchir aux crises que nous traversons et à prendre le temps. Temps de contribuer à la transition en œuvrant à son échelle, temps d’inscrire son énergie et ses efforts dans cet apprentissage de la paix, temps de prendre la posture nécessaire pour faciliter l’évolution, temps d’appliquer et de partager avec ceux que vous aimez les 10 principes du colibri.

Nous avons décliné deux gammes d’illustrations, des cartes et des affiches, que nous vous proposons d’acquérir au lien suivant. Ces produits sont fabriqués à Bruxelles grâce à la risographie, une technique artisanale d’impression respectueuse de l’environnement et sans solvant.

Nous n’avons pas la prétention de changer le monde avec ces quelques images, simplement d’y contribuer en vous inspirant car c’est en cheminant d’abord individuellement que nous pourrons construire une réponse collective à demain.