Prendre soin de son équipe en télétravail

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Le télétravail est une réponse contemporaine aux changements majeurs qui affectent le monde du travail. On le voit notamment en période de Covid. C’est aussi une modalité d’organisation du travail qui vise à donner plus de souplesse aux salariés, plus d’autonomie dans la gestion de leur vie professionnelle par rapport à leur vie privée. Pour l’entreprise, le télétravail est source de complexité et d’incertitude dans le pilotage et la gestion des projets. Afin de la garder motivée et efficace, il est primordial de prendre soin de son équipe en télétravail.

Ce qui est en cause c’est l’unité de vision d’abord mais aussi la qualité de la relation humaine, largement distendue par les usages numériques.

Les écueils sont nombreux: manque d’objectifs, inadaptation des outils, excès de contrôle, autant d’actes qui éloignent la confiance et l’envie de bien faire.

Dès lors, il semble plus qu’urgent de mettre la confiance dans l’équipe au centre de cette nouvelle modalité d’organisation du travail. La confiance s’appuie sur la communication multiforme, la clarté des missions dévolues, le traitement des critiques, mais aussi la mise en place de temps d’échanges individuels et collectifs.

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Garder le contact

L’un des irritants liés au télétravail réside dans la rupture du lien social qu’il engendre. Le salarié qui télétravaille est coupé de son cadre de travail, de ses collègues proches, de sa hiérarchie et plus largement de son réseau social. Cela est pénalisant pour lui et pour l’entreprise. Il apparaît que la communication est l’une des solutions pour aplanir les aspérités du travail à distance. Cette relation préservée entre l’entreprise et son salarié prend des formes multiples. Visioconférence, ou appel téléphonique, mail ou sms…les supports ne manquent pas. Encore faut il qu’ils soient animés ?

En effet, il n’y a rien de tel qu’une communication impersonnelle ou pire encore de contrôle tatillon. Il est bon de formaliser un rendez vous hebdomadaire avec le collaborateur afin qu’il soit sécurisé sur les questions précises qui le gênent dans la bonne exécution de ses tâches. Il est tout aussi important d’être ponctuel pour ce rendez vous et d’en respecter la durée préalablement prévue.

A côté de ce moment “institutionnalisé”, il nous semble intéressant de laisser une place pour l’impromptu. Le collaborateur doit pouvoir disposer de la possibilité de consulter (par mail en cas d’absence d’urgence) son encadrant afin de solutionner un problème urgent qui ne peut attendre le rendez vous hebdomadaire.

Plus généralement, on a tout intérêt à “garder le contact” avec le réel. C’est vital. Trop d’éléments dans nos vies nous en éloignent : les études, les conventions sociales, la société de surconsommation….. Cet éloge de l’échange simple et fluide nous paraît essentiel.

Donner des objectifs

Le télétravail se consolide avec la fixation d’objectifs clairs et atteignables. Ils doivent être préalablement discutés, faire l’objet d’itérations constructives et être validés in fine. Ce travail de coconstruction des objectifs est une étape clé; d’autant plus importante que le salarié sera ensuite seul en télétravail pour les réaliser.

Ces objectifs doivent s’inscrire dans la stratégie globale de l’entreprise; ce qui impose que l’encadrant, au fait de ces grands axes, puisse en faire une présentation à chacun de ses collaborateurs. L’encadrant s’interrogera ensuite sur les compétences nécessaires à l’atteinte des objectifs et devra, si nécessaire, proposer au salarié des renforts en formation ou en immersion opérationnelle.

L’identification des objectifs à venir s’appuiera sur les réalisations passées du salarié qui télétravaille. L’encadrant identifiera avec son salarié ses point forts et ses points d’amélioration à l’issue d’un entretien formalisé. Il est utile de ne pas fixer trop d’objectifs. Leur nombre limité est un gage de mobilisation du salarié. Leur trop grand nombre conduit à une dilution de la motivation et une baisse de la performance.

Les quelques objectifs retenus seront tous précis ( x notes par mois; ou x entretiens…); atteignables (avec les moyens et la formation mis à disposition); mesurables ( avec des indicateurs de suivi clairs et identifiés); responsables par rapport à son environnement et à l’éthique de son métier.

Suivre l’atteinte des objectifs

Un suivi à périodicité fixée préalablement doit être mis en place. Ses modalités doivent être claires pour le télétravailleur et les indicateurs de suivi de la performance doivent être débattus et acceptés. Ce suivi sera l’occasion de faire le bilan intermédiaire du travail réalisé mais en aucun cas ne doit déboucher sur un changement de cap.

FURK recommande pour les personnes en télétravail la mise en place d’un tableau de bord de suivi des objectifs. Ce document peut prendre de multiple forme en fonction de votre réalité-terrain. Il fera l’objet d’une discussion avec l’encadrant et permettra de visualiser la réalisation des résultats, d’interroger les blocages et de lever les difficultés récurrentes.

Ce tableau de bord doit être concis et facile d’utilisation.

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Traiter les freins et les irritants

Le télétravailleur vit dans un “univers rétréci”, celui de son domicile. Il peut avoir du mal à bien séparer son activité professionnelle de sa vie privée. Les locaux peuvent aussi présenter l’inconvénient de ne pas bien isoler le télétravailleur.

Le matériel mis à disposition par l’entreprise devra être adapté à cette activité à distance : ordinateur, écran, casque, téléphone, connexion Internet, outil de facilitation digitale (Teams, Zoom, Mural, Miro,…)

L’encadrant assume la responsabilité de l’évocation et du traitement de ses points de friction. Certes, tout ne dépend pas de lui comme la gestion des enfants au sein du foyer, les problèmes de priorisation de tâches, la gestion des partenaires ou fournisseur moins réactif… Mais il a l’obligation d’être à l’écoute de son salarié. Il doit également mobiliser les moyens disponibles afin d’apporter des solutions rapides au télétravailleur, dès lors qu’elles ressortissent de sa zone de compétences.

 

Créer des espaces de dialogue

Suite au Covid, les entreprises ont dû innover en créant des espaces virtuels de dialogue, sous la forme de visioconférences régulières visant à favoriser les échanges et permettre le partage d’expériences.

A l’image du Covid qui nous a mis au pied du mur, l’entreprise a favorisé le télétravail de façon un peu forcée parfois. Il est donc important de créer ces espaces de dialogue afin de favoriser des retours d’expériences constructifs. Ce sera aussi l’occasion de procéder à une révision du cadre du télétravail librement discutée.

Il nous semble aussi important de souligner l’intérêt d’organiser des espaces de dialogue physiques, dans l’entreprise ou “au vert”. Cet espace de discussion doit être formalisé et doté des moyens matériels propices à sa réussite. Un ordre du jour sera préalablement élaboré sur base des propositions de l’équipe pour coller au mieux avec les préoccupations du moment. Une sélection des items retenus sera réalisée par un comité de pilotage (dont la composition sera fixé préalablement et où chaque niveau hiérarchique sera représenté). Cet espace collectif sera donc un espace propice aux partages d’expériences, et sera chargé d’évaluer l’activité collective selon les modalités du télétravail.

Ainsi, se dessine une panoplie de rencontres entre encadrant et salarié télétravailleur : entretien individuel en visioconférence, réunion collective d’équipe en visioconférence, réunion physique collective. L’ensemble de ces supports sont destinés à enrichir la qualité de la vie au travail en apportant du lien social, du contact et de l’écoute régulière.

Pour prendre soin de son équipe en télétravail, pourquoi ne pas tenter le team building en visioconférence ? Offrez à votre équipe un moment de détente informel pour préservez l’entente et l’énergie de tous. Une super expérience que je recommande, c’est le visio détective proposée par l’entreprise wannapplay, à découvrir parmi sa gamme d’activités de teambuilding en télétravail.

Rester joignable

Nous croyons au “Stay connected”, un peu comme un credo éternel. Il ne signifie pas être joignable 24h sur 24, n’implique pas l’imposition d’astreintes et ne doit pas être compris comme une obligation juridique, qui par ailleurs sera requalifiée par les tribunaux comme une astreinte devant être rémunérée. C’est plutôt pour nous une attitude positive. Une tournure d’esprit qui respecte l’autre pour ce qu’il est.

L’application pratique du « Stay connected » est simple : répondre chaque jour à tous les messages qui vous sont adressés personnellement. Pas besoin de réagir aux mails informatifs mais prendre le temps d’exprimer une réaction à chaque personne ayant cherché à communiquer avec vous.

Cela signifie cultiver une empathie naturelle s’appuyant sur une bienveillance non feinte.

Cette idée est positive car elle véhicule de la confiance et non de la contrainte, de l’estime de soi et non du lien de subordination, du partage et non de l’injonction verticale.

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FURK travaille sur cette posture managériale positive et créative. Notre équipe saura vous accompagner sur tout ou partie de vos besoins vous permettant de prendre soin de votre équipe en télétravail.

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